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海外在住の方の相続手続き(サイン証明、公証役場)

相続手続きには遺産分割協議書の作成や金融機関等の手続きで印鑑証明書が必要不可欠です。しかし、相続人が海外に住所を移し、住民票が国内にない場合、相続手続きに必要不可欠な印鑑証明書を取得することができません。このような場合、各種手続きはどのように行うのでしょうか。

このようなときは「サイン証明(署名証明)」という書類を取得し、印鑑証明書の代わりとして利用し、手続きを進めていくこととなります。こちらではサイン証明についてご案内をさせていただきます。

 

 

外国での印鑑証明書に代わる書類の取得

 

サイン証明(署名証明)とは 

サイン証明(署名証明)とは海外に在住されている方向けに外務省が発行する証明書のひとつです。海外の在外公館にて発行されるもので、日本国内で発行される印鑑証明書の代わりとなる書類です。日本国内に住所がなく、日本国内で印鑑証明書を取得できない方はこのサイン証明(署名証明)を取得し、実印が必要となる書類にはサインを行うことで手続きをします

 

なお、サイン証明という言葉のほうが一般的であるように思われるのですが、外務省では正式には「署名証明」と呼ばれています。

 

 

サイン証明(署名証明)の取得の方法

サイン証明(署名証明)は在外公館に出向くことで取得することができます。サイン証明は在外公館にて領事の面前にてサインを行い、そのサインが確かに本人のものであると言う証明となります。手続きには手数料が必要となり、一通あたり1700円で現地の通貨で支払います。

上記が一般的な手続きですが、詳細の手続きは場所によって異なる可能性があるため、取得の際は現地の在外公館にお問合せをお勧めいたします。

 

 

サイン証明(署名証明)の様式

サイン証明(署名証明)は二種類の様式がございます。ひとつは署名を単独で証明する「単独タイプ」と、もうひとつは署名押印が必要な文書と綴り合わせる「綴り合せタイプ」です。

 

<単独タイプ>

単独タイプは日本の印鑑証明書のように1枚の用紙として独立した証明書となっており、その証明書に本人のサインと、確かに本人のサインであることの証明を現地の領事にてされたことが記載してあります。

 

<綴り合せタイプ>

 綴り合せタイプが署名押印が必要な書類を在外公館に持参し、領事の面前でその書類へのサインを行います。領事はその書類へ本人がサインをしたことの証明書を発行し、当該書類に貼り付け、契印(割印)を押します。

 

 

様式ごとの使い分け

先ほどの単独タイプと綴り合せタイプではそれぞれメリットとデメリットがあります。単独タイプは本来署名押印が必要な書類を領事館へ持参することなく発行されますので、現時点で署名押印が必要な書類が作成されていなくても、予めサイン証明を取得することが可能です。また、1枚が独立していますので、手続きによっては複数の書類に使いまわしをすることが可能です。

綴り合せタイプは署名押印の必要な書類にされたサインを証明するのもであり、当該書類が手元になければ発行ができません。また、書類と綴り合わされていますので他の書類に使い回しができず、書類の数だけサイン証明の発行が必要です。

 

こう見ますと単独タイプの方が印鑑証明書に近く、便利であるように思われますが、単独タイプは綴り合せタイプと比べると信頼性が劣ることは否めません。また、実際にはサイン証明を提出する機関により要求されるタイプが異なります。相続手続きの場面では、不動産登記のためのサイン証明は遺産分割協議書への綴り合せタイプでなければならないことが多く、金融機関への提出は単独タイプで良い場合が多いと思います。しかし、不動産登記でも登記所によっては単独タイプでの手続きが可能である場合もありますし、また金融機関によっては綴り合せタイプを必要とする場合もありますので、サイン証明の取得前にしっかりと確認をしておくことが必要です。

 

 

サイン証明(署名証明)の注意点

相続手続きに関してのサイン証明の注意点ですが、ひとつめはサイン証明の枚数です。金融機関は単独タイプで良い場合が多いため、使い回しが利く単独タイプを1枚しか取得されないケースがごございます。しかし、金融機関によってはサイン証明を提出したあと写しを取り、原本を返してくれるところもありますが、中には原本を返却してくれないところもございます。原本の返却をしない金融機関は少数派ですが、サイン証明を1枚しか取得していない状態では不安です。そのため単独タイプのサイン証明でも多めに取得しておくか、事前に金融機関に問い合わせて必要枚数を把握することが良いでしょう。

 

また、国や地域によってはサイン証明の様式が異なる場合があります。そのようなときは取得したサイン証明が印鑑証明書と同じ効力を持たないと扱われてしまう危険性があります。これも提出先の機関により異なりますが、在外公館には事前にどのようなサイン証明となるかの問合せていただくことが確実ですし、そのサイン証明にて手続きが可能か否かの確認を提出先の機関に問合せをしていただくことも重要です。

ただし、金融機関等でもどの国(地域)でどのようなサイン証明を取得できるのかは把握しておりませんし、積極的に注意点を教えてくれることはありません。とりあえず日本の印鑑証明書と比較し、署名、住所、生年月日の記載のあるサイン証明書であるかどうかの確認は事前に確認をしたいところです。

 

 

国内(公証役場)でのサイン証明

海外在住ではあるが一時的に帰国し、その間に手続きを行う場合、国内の公証役場にてサイン証明を取得することも可能です。公証役場でのサイン証明は原則として綴り合せタイプとなり、署名押印が必要な書類を持参しなければなりません。

公証役場にてサイン証明を取得する場合も手続き前に公証役場に問合せをし、手数料の額や、出向く時間などの打ち合わせを行う必要があります。

 

なお、帰国をしていてもはやり海外での居住が主であり、日本での住民票を置く手続きが取れない方は公証役場でのサイン証明の取得が必要となります

 

 

海外在住者のいる相続手続きのサポート

相続手続きはただでさえ面倒ですが、相続人のうち一人でも海外在住者がいる場合は手続きの煩雑さは一層大きくなります。当事務所では必要に応じて海外在住者との連絡や日本国内での手続きの調査等をサポート致します。もちろん遺産分割協議書の作成等も承っておりますので、お気軽にお問合せください。

 

 

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代表行政書士 豊島史久

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